A administração de uma clínica médica envolve muito mais do que cuidar da parte clínica: é preciso gerir corretamente a folha de pagamento, o patrimônio financeiro, os estoques de insumos e, sobretudo, o capital humano.
A folha de pagamento, principal instrumento de remuneração, demanda atenção especial, pois envolve uma série de cálculos, encargos sociais e concessão de benefícios que impactam diretamente no custo do atendimento e na satisfação dos colaboradores.
Neste artigo, a Passos e Fernandes Contabilidade detalha passo a passo como montar e controlar a folha de pagamento em clínicas, garantindo conformidade com a legislação e otimizando recursos.
Componentes da remuneração
O ponto de partida em qualquer folha de pagamento é o salário-base, valor acordado em contrato ou convenção coletiva para cada cargo.
Em clínicas, usualmente há variações conforme o nível de especialização: recepcionistas, auxiliares, enfermeiros, técnicos de laboratório e médicos.
Adicionais e gratificações
Profissionais de saúde frequentemente recebem adicionais, como:
- Horas extras: 50% ou 100% sobre a hora normal, dependendo de feriados e finais de semana;
- Plantões: Remuneração diferenciada por trabalho noturno ou em regime de sobreaviso;
- Gratificações de insalubridade ou periculosidade: Quando aplicável, calculadas sobre o salário mínimo ou piso da categoria, conforme grau de exposição a agentes nocivos.
Encargos sociais e tributos incidentes
Além da remuneração bruta, a clínica deve recolher uma série de encargos que compõem o custo trabalhista:
INSS (Previdência Social):
- Contribuição do empregado: Alíquotas progressivas de 7,5% a 14% sobre o salário bruto.
- Contribuição patronal: O valor da contribuição previdenciária patronal pode variar em função de alguns fatores, dentre eles, o regime tributário adotado.
FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço): A clínica recolhe 8% mensais sobre a remuneração de cada empregado em conta vinculada; em caso de demissão sem justa causa, a multa é de 40% sobre o saldo, paga pelo empregador.
IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte): O empregador deve descontar o IRRF do empregado segundo a tabela progressiva mensal, considerando deduções com dependentes e contribuição previdenciária.
Provisões recomendadas para folha de pagamento
Para evitar surpresas ao final do ano, o departamento financeiro deve provisionar:
13º salário: Equivale a um salário extra. Normalmente provisiona-se 1/12 do salário por mês para cada colaborador, de modo a ter o montante disponível em novembro para pagamento da primeira parcela (até 30 de novembro) e da segunda (até 20 de dezembro).
Férias: O empregado tem direito a 30 dias de férias a cada 12 meses, acrescidos de 1/3 constitucional. A clínica deve provisionar mensalmente 1/12 do salário + 1/3, garantindo fluxo de caixa para remunerar férias nos períodos corretos.
Benefícios e estratégias de retenção
Além dos encargos legais, muitas clínicas oferecem benefícios, dentre eles:
- Plano de saúde ou odontológico: O custo pode ser integral da clínica ou compartilhado com os funcionários, por meio do desconto em folha.
- Vale-alimentação ou refeição: O vale-alimentação pode ser utilizado para compras em supermercados, enquanto o vale-refeição, pode ser utilizado em restaurantes.
- Auxílio educação: Bolsas integrais ou parciais para cursos de especialização, estimulando o desenvolvimento técnico.
A concessão de benefícios, é uma estratégia para aumentar a retenção de talentos, e assim, evitar a alta rotatividade.
Dúvidas frequentes sobre a folha de pagamento em clínicas
Abaixo, reunimos e respondemos algumas das dúvidas mais frequentes que surgem na gestão de folha de pagamento em clínicas médicas:
- Como lidar com plantões e horas extras de médicos e enfermeiros?
Em clínicas, o plantão, seja noturno, em feriados ou finais de semana, costuma ter adicional de, no mínimo, 50% sobre a hora normal, podendo chegar a 100%.
Para cada profissional, você deve calcular a hora base (salário dividido pela jornada mensal legal, geralmente 220 horas) e aplicar o percentual de acréscimo.
- Como provisionar 13º salário e férias sem comprometer o fluxo de caixa?
O ideal é reservar, mês a mês, 1/12 do salário bruto para o 13º e outro 1/12 acrescido de 1/3 constitucional para férias.
No fechamento de cada competência, lança-se no sistema um “provisionamento” em conta contábil distinta. Dessa forma, ao chegar novembro, você já terá acumulado 11/12 do 13º e poderá pagar a primeira parcela sem sobressaltos.
- Qual o prazo legal para pagamento da folha?
A folha deve ser paga até o 5º dia útil do mês subsequente à competência (por exemplo, janeiro vence até o quinto dia útil de fevereiro).
- Como tratar contribuições de prestadores autônomos e PJ?
Se a clínica contrata profissionais autônomos sem vínculo empregatício, é obrigatório descontar 11% de INSS na fonte, além de emitir o RPA (Recibo de Pagamento a Autônomo).
- É possível descontar faltas e atrasos?
Sim. Faltas justificadas (atestado médico) não podem ser descontadas, exceto nos dias excedentes ao abono legal.
Já faltas não justificadas devem ser descontadas proporcionalmente ao salário. Para isso, calcula-se o valor diário (salário ÷ 30 dias) e multiplica-se pelas ausências.
- Como gerir o vale-transporte e benefícios?
O vale-transporte pode ser descontado em até 6% do salário-base, sendo o excedente custeado pela clínica.
Sanar essas e outras dúvidas comuns é essencial para manter a folha de pagamento em conformidade e evitar autuações trabalhistas ou fiscais. Por isso, contar com o suporte de um escritório de contabilidade de confiança e com uma estrutura moderna, como a Passos e Fernandes é algo de fundamental importância para o seu negócio.
Conclusão
A gestão de folha de pagamento em clínicas envolve muito mais do que o simples repasse de valores: é a combinação entre cálculos corretos, recolhimentos em dia, provisões financeiras e oferta de benefícios competitivos.
Com a assessoria de uma contabilidade especializada como a Passos e Fernandes, a clínica reduz riscos trabalhistas, controla o custo de pessoal e motiva a equipe, refletindo diretamente na qualidade do atendimento aos pacientes.
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