Nota fiscal ou recibo: qual documento emitir para meus pacientes? Para muitos profissionais que lidam diretamente com o público, especialmente na área da saúde, como psicólogos, dentistas, fisioterapeutas e tantos outros, essa pergunta é fundamental.
No Brasil, o tipo de documento a ser emitido ao paciente depende de alguns fatores, entre eles o fato de atuar como pessoa jurídica (CNPJ) ou pessoa física (CPF), e também das exigências legais de cada município em relação a impostos como ISS (Imposto Sobre Serviços).
Neste artigo, vamos explorar em detalhe se é melhor (ou obrigatório) emitir nota fiscal ou recibo, quando um ou outro se aplica, bem como, as implicações tributárias de cada opção.
Entenda a diferença básica entre nota fiscal ou recibo
Para iniciar, é importante definir o que cada termo significa:
Nota fiscal: É um documento oficial com validade fiscal, emitido normalmente por pessoas jurídicas (CNPJ), que comprova a prestação de serviço ou a venda de produto.
Ao emitir a nota, a empresa posteriormente recolhe os impostos de forma proporcional ao seu regime tributário (Simples Nacional, Lucro Presumido ou outro).
Recibo: É um comprovante de pagamento usado por profissionais autônomos (pessoas físicas) sem CNPJ.
Ao emitir um recibo, o profissional declara ter recebido um valor referente a determinado serviço prestado, e posteriormente, precisa preencher o carnê leão, para recolher o IR devido sobre os valores recebidos.
Em resumo, nota fiscal ou recibo são documentos distintos em termos de validade fiscal, forma de tributação e uso. A decisão entre um ou outro não é mera escolha pessoal, mas deriva do regime contábil e tributário adotado pelo profissional.
Quando optar por nota fiscal
Caso o profissional exerça suas atividades através de um CNPJ, a lei obriga a emissão de nota fiscal para cada serviço prestado a pessoa física ou jurídica.
Para prestadores que atendem convênios médicos ou contratos com empresas, é frequente que se exija a emissão de nota fiscal para pagamento. Dessa forma, não há opção de emitir apenas recibo.
Vantagens de emitir nota fiscal
- Credibilidade: Transmite maior profissionalismo e formalidade.
- Menor risco de malha fina: A tributação é recolhida dentro do regime empresarial, reduzindo chances de erros no Carnê-Leão ou confusões no Imposto de Renda de pessoa física.
- Possibilidade de abater custos: Em regimes como o Lucro Presumido ou o Simples Nacional, fica mais estruturado gerenciar tributos.
Quando optar por recibo
Quem atende como pessoa física (PF), por exemplo, um psicólogo ou um dentista, ainda não formalizado como empresa — emite recibos para comprovar o recebimento de valores do paciente.
Esse recibo comprova o pagamento e permite ao paciente, por exemplo, deduzir despesas médicas no IRPF.
Contudo, a Receita Federal passou a exigir o uso do aplicativo Receita Saúde (em substituição ao talão de recibo em papel) para a maioria dos profissionais de saúde que atendem PFs, rastreando cada recebimento e diminuindo a possibilidade de sonegação.
Ao emitir recibos, o profissional deve somar esses valores mensalmente e recolher o IR via Carnê-Leão, considerando possíveis deduções e alíquotas progressivas.
Ao final, na Declaração de Ajuste Anual, a soma dos rendimentos e o imposto recolhido no Carnê-Leão são ajustados. Além disso, há a obrigatoriedade de recolher ISS sobre esses serviços, mesmo sem CNPJ, exigindo o cadastro de autônomo na prefeitura.
Cuidados com emissão de recibos:
- Documentação: Se você ainda usa talão impresso (quando permitido), deve numerar e arquivar as vias. Se for saúde, com a recente implementação do Receita Saúde, passa-se a emitir recibo digital no app.
- Transparência: O paciente deve receber o recibo com seu CPF, descrição do serviço e valor. Isso reforça a legitimidade do documento.
- Risco de inconsistência: Se o paciente declara um valor de despesa médica maior que o valor que o profissional declarou via Carnê-Leão, ambos podem cair na malha fina.
Benefícios de escolher a forma correta de documento
Ao optar corretamente entre nota fiscal ou recibo — seguindo as leis —, o profissional:
Evita multas e problemas: Quem está no regime empresarial e não emite nota corre risco de autuação. Quem atua como PF mas não lança recibos no app Receita Saúde pode sofrer penalidades.
Garantia de dedução para o paciente: O cliente que paga por consulta ou tratamento no CPF precisa ter um documento que permita deduzir a despesa no IR, seja um recibo válido ou uma nota fiscal.
Construção de reputação: Um consultório estruturado, que cumpre obrigações e emite o documento correto, passa confiança ao paciente.
Passo a passo para ficar em dia com as obrigações
- Defina se vai atuar como PF ou PJ: Essa escolha depende do volume de faturamento, possibilidade de ter sócio, necessidade de contratar funcionários etc.
- Abrir empresa (se for o caso): Se optar por PJ, faça o registro na Junta Comercial, obtenha CNPJ, inscrição municipal e providencie o sistema de emissão de NFS-e.
- Caso continue PF: Cadastre-se na prefeitura como autônomo (quando necessário), e para área de saúde, use o aplicativo Receita Saúde para emitir recibos digitais.
- Contabilizar adequadamente: PF deve usar Carnê-Leão e PF deve recolher ISS local. PJ faz apuração no Simples, Presumido ou Real, gerando as guias correspondentes.
Conclusão
Nota fiscal ou recibo: qual documento emitir para meus pacientes? Depende do regime de atuação do profissional de saúde, seja pessoa física ou pessoa jurídica.
Caso o consultório ou clínica tenha CNPJ, a emissão de nota fiscal de serviço é obrigatória e viabiliza a devida tributação e a satisfação do paciente (que pode precisar do documento para reembolso ou dedução).
Já se o profissional atua como autônomo no CPF, a maneira adequada é emitir recibos, recolhendo os tributos via Carnê-Leão.
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